Inhalt:

1. Voraussetzung
2. Durchführung - Teilnehmer
3. Einzelauswahl Anbieter
4. Gruppenauswahl Anbieter
5. Ausgewählte Anbieter in der Liste der Teilnehmer
6. Löschen bereits ausgewählter Anbieter
7. Nachträgliche Auswahl weiteren Anbieter nach Freigabe der Teilnehmer
8. Erneute Information der Anbieter über die Einladung
9. Beispiel Symbole in der Liste der Teilnehmer
10. Anzeigen zur Teilnahme an der Vergabe auf der Übersicht
11. Einladung aus Sicht des Anbieters
12. Grundsätzliche Änderungen im Ablauf der Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb

 

1. Voraussetzung

Als Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb können mit der B_I eVergabe durchgeführt werden:
- Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach VOB
- Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb nach VOB
- Freihändige Vergabe nach VOB - Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach VgV
- Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb nach UVgO (VOL/A)
- Verhandlungsvergabe nach UVgO (Freihändige Vergabe nach VOL/A)

Um Anbieter zu Verfahren OHNE Teilnahmewettbewerb einladen zu können, tragen die Auftraggeber in der Verwaltung die Adressdaten von Firmen (Anbietern) ein und klassifizieren sie als aktiv. Dabei sind mindestens der Firmennamen und eine eMail anzugeben. Allerdings empfehlen wir hier auch die Adressdaten zu erfassen, da diese Daten bei einer elektronischen Angebotsabgabe mit herangezogen werden.

HINWEIS:
Nur in der Anbieterliste in der Verwaltung eingetragene aktiven Anbieter können bei Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb zur Angebotsabgabe eingeladen werden!

Bei der Anlage eines Verfahrens ohne Teilnahmewettbewerb empfehlen wir folgende Reihenfolge der Bearbeitung:
- Schritt 1: Anlegen des Verfahrens
- Schritt 2: Füllen UND Freigabe der Basisdaten
- Schritt 3: Erstellen der Vergabeunterlagen
- Schritt 4: Freigabe der Vergabeunterlagen auf der Übersicht
- Schritt 5: Auswahl und Freigabe der Anbieter

Wird von dieser Reihenfolge abgewichen, z.B. die Auswahl der Anbieter VOR der Freigabe der Vergabeunterlagen vorgenommen, können die Anbieter NICHT freigegeben werden. Es kommt der Hinweis:

Bild 1: Freigabe der Einladung nicht möglich, solange die
Freigabe der Vergabeunterlagen nicht erfolgt ist

2. Durchführung - Teilnehmer

Die Auswahl der Anbieter, die zur Angebotsabgabe eingeladen werden sollen, erfolgt auf der Seite Durchführung - Teilnehmer. Auswählbar sind nur Anbieter, die in der Anbieterliste eingetragen wurden und die vom Auftraggeber als aktiv klassifiziert sind.

Ist noch keine Anbieter ausgewählt, ist die Liste der Teilnehmer leer.

Bild 2: Keine Teilnehmer ausgewählt

Über "Anbieter hinzufügen" öffnet sich das Fenster zur Auswahl der Teilnehmer - "Teilnehmer hinzufügen".

Hier gibt es nun folgende Möglichkeiten, die für das Verfahren einzuladenden Teilnehmer auszuwählen:
- Einzelauswahl: In der Liste aller Firmen kann geblättert werden, um gezielt Firmen auszuwählen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, nach dem Firmennamen, Adressdaten oder eMail-Adressen zu suchen.
- Gruppenauswahl: Hier werden Firmen in den Gruppen gelistet, denen sie bei Anlage oder Änderung der Firmendaten zugeordnet wurden.

3. Einzelauswahl Anbieter

Wurde die Anbieter nicht in Gruppen geordnet, kann die Auswahl der Firmen über das Register Einzelauswahl erfolgen.
Die aktiven Anbieter der Anbieterliste werden fortlaufend gelistet. Bei mehr als zehn Anbieter in der Anbieterliste werden die Einträge auf mehreren Seiten angezeigt, durch die geblättert werden kann.

Der Auftraggeber kann bei der Anzeige der Einträge pro Seite zwischen 5, 10, 20 und 50 Einträgen wählen. Als Vorgabewert ist "10" eingestellt.

Um das Finden der Firmen zu erleichtert, gibt es die Möglichkeit zu suchen. Die Suche ist dabei nicht nur auf den Firmennamen beschränkt, sondern es können auch eMail-Adressen oder Teile der Firmenadresse, wie PLZ oder Ort, gesucht werden. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass diese Angaben in der Anbieterliste mit erfasst wurden.
Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, nach Teilen z.B. des Namens zu suchen. Alle Anbieter, die dem gesuchten Eintrag entsprechen, werden angezeigt.

Bild 3: Register Einzelauswahl, Einschränkung der Auswahl durch Suche

4. Gruppenauswahl Anbieter

Wird durch Anwahl der Schaltfläche "Anbieter hinzufügen" das Fenster -Teilnehmer hinzufügen- geöffnet, kann das Register "Gruppenauswahl" angewählt werden.

Bild 4: Register "Gruppenauswahl"

Hier sind dann alle angelegten Gruppen gelistet, die schwarz hinterlegte Zahl hinter dem Gruppenbezeichner zeigt an, wie viele Anbieter dieser Gruppe zugeordnet sind.
Durch Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil vor der Gruppe, wird die Liste der dieser Gruppe zugordneten Anbieter ausgeklappt.
Die Anwahl des Kästchens vor dem Gruppennamen wählt alle Anbieter der Liste aus.

TIPP:
Man kann also entweder die komplette Gruppe anwählen und dann einzelne Anbieter der Liste wieder abwählen oder die Liste ausklappen und einzelne Teilnehmer auswählen.

Bild 5: Registerkarte "Gruppenauswahl" mit einzelnen ausgewählten Anbietern

5. Ausgewählte Anbieter in der Liste der Teilnehmer

Im Kopf des Fensters "Teilnehmer hinzufügen" steht schwarz hinterlegt die Anzahl der bereits ausgewählten Firmen.
Bei ausgewählten Firmen ist das Auswahlkästchen vor der Firma angewählt.

Mit "Hinzufügen" wird die Auswahl bestätigt und die Anbieter werden in die Liste der Teilnehmer übernommen.

Bild 6: Ausgewählte Anbieter in der Liste der Teilnehmer

Für jeden Anbieter werden der Firmenname, die eMail-Adresse und, falls eingetragen, die PLZ und der Ort des Firmensitzes angezeigt.
Dazu kommt dann die Gesamtanzahl der bisherigen Aufforderungen und das Datum der letzten Aufforderung.
Die hier ebenfalls angezeigte Bewertung kann für die Anbieter in der Anbieterliste gesetzt werden. Hier können Auftraggeber den Anbieter bewerten, z.B. zu den mit ihm in vorhergehenden Verfahren gemachten Erfahrungen. Diese Bewertung kann dann bei weiteren Verfahren als Kriterium zur Einladung hinzugezogen werden.

In der Spalte Status wird im Laufe des Verfahrens angezeigt, was der Anbieter mit dem Verfahren gemacht hat.
Folgende Informationen werden durch Symbole angezeigt:
- Neu hinzugefügt
- Wartet auf Absendung (bei späterer Versendung der Einladungen)
- Einladung versendet
- Einladung angenommen
- Vergabeunterlagen heruntergeladen
- Teilnahme am Verfahren beendet

TIPP:
Wenn Sie nicht sicher sind, was die einzelnen Symbole bedeuten, fahren Sie mit der Maus über das Symbol und Sie erhalten die Erklärung.

6. Löschen bereits ausgewählter Anbieter

Wird nach der Auswahl der Anbieter festgestellt, dass eine Firma doch nicht beteiligt werden soll oder dass man einen falschen Anbieter für dieses Vorhaben ausgewählt hat, kann man die Auswahl wieder rückgängig machen.

Dazu kann das Fenster "Teilnehmer hinzufügen" erneute geöffnet, die Firma gesucht und der Haken vor der Firma entfern werden. Das ist der umständliche Weg. Einfacher geht es, wenn das Löschen-Symbol (die Mülltonne) hinter dem Anbietereintrag genutzt wird.

HINWEIS:
Das Löschen eines Teilnehmers ist bis zur erfolgten Absendung der Einladung möglich.

Wurde die Einladung versandt, ist kein Löschen des Anbieters mehr möglich. Dann ist die Schaltfläche zum Löschen nicht mehr anwählbar (grau). Auch im Fenster "Teilnehmer hinzufügen" sind diese Einträge fest, d.h. die Einträge können nicht mehr abgewählt werden.

7. Nachträgliche Auswahl weiteren Anbieter nach Freigabe der Teilnehmer

Obwohl in den Vergabeordnungen vorgegeben ist, dass die Einladungen an alle ausgewählten Teilnehmer am selben Tag abzusenden sind (siehe z.B. §12a VOB/A), kann es notwendig oder gewünscht sein, dass weitere Anbieter nachträglich zur Angebotsabgabe eingeladen werden sollen.

Die Möglichkeit der nachträglichen Einladung von Anbietern ist im System gegeben, ob sie angewendet wird, liegt im Ermessen des Auftraggebers.

HINWEIS:
Nachträgliche Einladungen zur Abgabe eines Angebots sind bis zum Ende der Angebotsfrist möglich!

Wird ein Anbieter noch zum Verfahren hinzugefügt, wird die Schaltfläche "Freigeben" wieder aktiviert und mit der Freigabe des Teilnehmers wird der Anbieter über die Einladung informiert.

8. Erneute Information der Anbieter über die Einladung

Die Information der Anbieter erfolgt per eMail. Es kann aber vorkommen, dass Anbieter nicht auf die Einladung reagieren.

Eine Ursache kann sein, dass die eMail der B_I eVergabe vom Mail-Povider automatisch in den Spam-Ordner des Anbieters verschoben wird. Es könnte aber auch sein, dass ein Mitarbeiter des Anbieters die eMail als irrelevant empfindet und deshalb löscht.

TIPP:
Wir empfehlen, das Verfahren einige Tage nach Versendung der Einladungen zu kontrollieren.

Sollte ein Anbieter auf die Einladung noch nicht reagiert haben, besteht die Möglichkeit, diese eMail erneut zu versenden. Wie das zu erkennen ist, wird im nächsten Punkt gezeigt.

Eine erneute Versendung kann auch notwendig werden, wenn eine andere eMail-Adresse verwendet werden soll. Dann muss vor der erneuten Versendung der Einladung die eMail-Adresse im Anbietereintrag in der Anbieterliste geändert werden. Anschließend wird bei der Versendung der Einladung auf die neue eMail zu gegriffen.

9. Beispiel Symbole in der Liste der Teilnehmer

Nachfolgend ein Beispiel für eine Liste der Teilnehmer.

HINWEIS:
Wenn die Liste so aussieht, ist zumindest ein Eintrag nicht freigegen! So sollte es also nicht aussehen!

Bild 7: Beispiel für eine Liste der Teilnehmer

Zur Erklärung:

Beispielfirma 10
wurde nach der Freigabe der anderen Anbieter zum Verfahren eingeladen. Es fehlt aber noch die Freigabe. Damit erfolgt keine Information des Anbieters über die Einladung zum Verfahren.
So lange der Anbieter noch nicht freigegeben ist, kann er gelöscht werden.
Da bisher keine Einladung versendet wurde, kann keine erneute Versendung der Einladung erfolgen.

Beispielfirma 2
hat eine Einladung erhalten, aber noch nicht reagiert. Eine Aussage warum nicht, kann nicht erfolgen. In diesem Fall empfiehlt es sich, mit dem Anbieter außerhalb des Systems Kontakt aufzunehmen.
Solange der Anbieter die Teilnahme nicht angenommen hat, kann die Einladung erneut versendet werden.
Das Löschen des Anbieters ist aber nicht mehr möglich, weil bereits Informationen an ihn geschickt wurden.

Beispielfirma 1 und Beispielfirma 9
haben die Einladung angenommen und bereits die Vergabeunterlagen heruntergeladen.
Die Anbieter sind also am Verfahren interessiert. Ob ein Angebot einreichen wird, wird hier nicht dokumentiert.
Die Anbieter können weder gelöscht werden, noch kann ihnen erneut die Einladung übersandt werden.

Beispielfirma 3
hat seine Teilnahme am Verfahren beendet.
Damit ist er vollständig aus dem Verfahren gestrichen, erhält z.B. auch keine Mitteilungen bzw. Änderungsmitteilungen mehr. Er kann auch kein Angebot abgeben.
Allerdings kann der Anbieter erneute am Verfahren teilnehmen, wenn er das Verfahren erneut zu
Meine Vergaben hinzufügt. Das kann allerdings nur über den Einladungscode, der in der eMail steht, erfolgen.

TIPP:
Hat ein Anbieter seine Teilnahme beendet und möchte erneut teilnehmen UND hat er den Einladungscode aus der eMail nicht mehr, kann unser Support helfen.

Wenn die Versendung der Einladungen an einem späteren Tag erfolgen soll und die Teilnehmer freigegeben sind, sieht es so aus:

Bild 8: Versendung der freigegebenen Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt

Sollte die Freigabe noch fehlen, ist im Status ein Stern zu sehen, wie in Bild 7, Beispielfirma 10 und die Schaltfläche "Freigeben" ist noch anwählbar.

10. Anzeigen zur Teilnahme an der Vergabe auf der Übersicht

Alle Aktionen, die Auftraggeber unter Durchführung - Teilnehmer vornehmen, finden sich auch auf der Übersicht dokumentiert. Hier ein paar Beispiele dazu.

Ist alles erledigt und das Verfahren ordnungsgemäß gestartet, steht auf der Übersicht:

Bild 9: Verfahren ist ordnungsgemäß gestartet

Fehlt aber noch die Freigabe der ausgewählten Teilnehmer, erhalten Sie die Information:

Bild 10: Freigabe der Teilnehmer fehlt

Wurden noch weitere Teilnehmer hinzugefügt und diese noch nicht freigegen, lautet die Information:

Bild 11: Freigabe fehlt für nachträglich hinzugefügte Teilnehmer

11. Einladung aus Sicht des Anbieters

Wird ein Anbieter zur Angebotsabgabe eingeladen, bekommt er bei Freigabe der Teilnehmer eine Information per eMail. Diese enthält einen Einladungscode. Mit diesem Einladungscode wird die Verbindung zwischen dem Verfahren des Auftraggebers und dem Anbieter hergestellt. Indem der Anbieter die Einladung annimmt, beteiligt er sich am Verfahren.

Bild 12: eMail zur Einladung an einem Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb

Hat der Anbieter bei einem früheren Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb bereits teilgenommen, ist bereits die Verbindung zwischen dem Nutzer der B_I ausschreibungsdienste und seinem Eintrag in der Firmenliste des Auftraggebers hergestellt. Damit "kennt" die Anwendung den Nutzer und kann ihm weitere Informationen zur Verfügung stellen. So wird dem Nutzer im Bereich >Wichtige Benachrichtigungen< eine Meldung angezeigt, die ihn auf die Einladung zum Verfahren hinweist.

Bild 13: >Wichtige Benachrichtigung< über eine Einladung

Wählt er diese Benachrichtigung an, wird das Verfahren automatisch zu Meine Vergaben des Nutzers hinzugefügt.

Er kann aber auch den Link in der eMail, hier im Beispiel
https://auftraege.bi-medien.info/#!/tendering/find/3WUV-HD5S-2WMY-PJ4C-77IQ
anklicken und wird dann zur Eingabe seine Zugangsdaten zu den B_I ausschreibungsdiensten aufgefordert und er kann dann die Einladung annehmen.

Falls der Link in der eMail nicht für den Nutzer funktioniert, kann er den Einladungscode, hier im Beispiel:
3WUV-HD5S-2WMY-PJ4C-77IQ
kopieren, sich bei den B_I ausschreibungsdiensten anmelden und dann den Einladungscode auf der Übersicht oder unter Meine Vergaben ins Suchfenster für B_I ident- oder EinladungsCodes eingeben und dann nach der Vergabe suchen.

Bild 14: Suchfenster unter Meine Vergaben

HINWEIS:
Für jedes Verfahren wird für jeden ausgewählten Teilnehmer ein Link und der Einladungscode generiert. Darüber wird die eineindeutige Zuordnung zwischen Anbieter und Nutzer der B_I ausschreibungsdienste hergestellt.

Hat der eingeladene Teilnehmer noch keine Zugangsdaten zu den B_I ausschreibungsdiensten, findet er auf
https://www.bi-medien.de/beschraenkte-ausschreibungen
verschiedene Hinweise zum weiteren Vorgehen und auch eine Teil der Bestellmöglichkeiten für die B_I ausschreibungsdienste.
Vorgaben der Vergabeordnungen besagen, dass bei Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb den Teilnehmern für die Teilnahme am Verfahren keine Kosten entstehen dürfen (siehe auch z.B. §8b VOB/A). Deshalb gibt es selbstverständlich auch eine kostenfreie Registrierungsmöglichkeit. Möchte der Teilnehmer aber auch gleichzeitig mit diesem Zugang an öffentlichen Verfahren teilnehmen, muss er sich für eine kostenpflichte Variante entscheiden.
Hat der Anbieter sich dann für die B_I ausschreibungsdienste registriert und die Zugangsdaten erhalten, kann er eine der vorhergehend beschriebenen Möglichkeiten nutzen, um die Einladung anzunehmen.

Bild 15: Bestellmöglichkeiten für B_I ausschreibungsdienste

Hat der Nutzer das Verfahren zu Meine Vergaben hinzugefügt, wird er in der Liste der Teilnehmer unter Durchführung - Teilnehmer als ein Anbieter dokumentiert, der die Einladung angenommen hat (siehe Beispielfirma 1 und Beispielfirma 9 in Bild 7).

12. Grundsätzliche Änderungen im Ablauf der Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb

Mit dem Release im November 2020 wurde der Ablauf der Einladungen der Teilnehmer und die Annahme der Einladungen durch die Teilnehmer vollständig geändert.

Bisher galt folgender Ablauf für aufgeforderte Teilnehmer:

  1. Bei der ersten Einladung eines Teilnehmers, wurde mit der Freigabe der Einladung eine eMail generiert. Diese enthielt eine Nutzerkennung und einen Link, den der Empfänger der eMail bestätigen (anklicken) sollte.
  2. Mit der Bestätigung des Links durch den Empfänger wurden zwei weitere eMails generiert. Die zweite enthielt das Passwort und die dritte die eigentliche Einladung zum Verfahren.
  3. Mit den so zugesandten Zugangsdaten (Nutzerkennung und Passwort) konnte sich der Teilnehmer anmelden und das Verfahren war dann in seiner Liste der Verfahren zu finden.
  4. Bei weiteren Einladungen wurde nur noch die 3. eMail mit der Einladung versandt.

Diese Zugangsdaten galten für alle Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb des Auftraggebers, zu denen der Teilnehmer eingeladen war.

Wurde der Anbieter jetzt von verschiedenen Auftraggebern eingeladen, hatte der Anbieter also verschiedene Sets von Zugangsdaten. Diese musste er gut verwalten, damit er immer die passenden Zugänge öffnen konnte, um an die richtigen Verfahren zu gelangen.

Das hat zu vielen Problemen, sowohl für die Auftraggeber als auch für unseren Auftragnehmer-Service geführt. Deshalb haben wir den Ablauf jetzt geändert.

Der neue Ablauf für die Einladung von Teilnehmern zu Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb ist nun:

  1. Der Teilnehmer erhält bei Freigabe immer eine eMail mit der Einladung. In dieser eMail ist das Vorgehen beschrieben, wenn er bereits mit dem Auftraggeber zusammengearbeitet hat oder erstmalig aufgefordert wird (siehe Bild 11).
  2. Wenn der Anbieter bereits Zugangsdaten hat, kann er direkt fortfahren, ansonsten muss er sich erst für die B_I ausschreibungsdienste registrieren, wie im Abschnitt 11 - Einladung aus Sicht des Anbieters beschrieben.
Damit kann der Anbieter also alle Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb aller Auftraggeber, von denen er eingeladen wurde, in einem Zugang bündeln. Damit wird dem Anbieter die Arbeit sicher sehr erleichtert, er kann dann besser die Übersicht behalten.

Für den Übergang zwischen dem alten und dem neuen Ablauf gilt:

- Hat der Anbieter bisher ausschließlich mit den vom Auftraggeber übersandten Nutzerdaten gearbeitet, muss er sich nun auch einmal für die B_I ausschreibungsdienste registrieren und kann dann diesen Zugang mit den dann für alle Verfahren (je nachdem, wofür er sich registriert hat) gültigen verknüpfen. Die Verfahren, an denen er sich mit dem vom Auftraggeber übersandten Nutzerdaten beteiligt hat, werden in den neuen, allgemein gültigen Zugang übertragen.

Bei der Verknüpfung der Zugangsdaten gehen keine Daten verloren. Der Anbieter hat nach dem Verknüpfen immer noch Zugriff auf alle seine Verfahren.

- Hat der Anbieter bisher ausschließlich die erste eMail mit der Nutzerkennung bekommen, und auf diese erste eMail noch nicht reagiert, wurde während der Datenkonvertierung eine Einladung generiert und diese per eMail (siehe Bild 12) den Anbietern übermittelt. 

Für Anbieter, die bisher noch nie an Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb teilgenommen haben, wird mit dem Release automatisch eine Einladung generiert und verschickt.