Mit dem Release unserer B_I eVergabe im November 2020 wurde die Wertung der Teilnahmeanträge vollständig überarbeitet.

In diesem Artikel bieten wir eine kurze Einführung, wie mit der B_I eVergabe die Wertung von Teilnahmeanträgen vorgenommen werden kann.

 

Inhalt:

1. Vergaberechtliche Grundlagen
2. Teilnahmephase
3. Wertungsphase
3.1 Download Teilnahmeanträge
3.2 Bewertung Teilnahmeantrag
3.2.1 Eignungsprüfung Teilnahmeantrag
3.2.2 Entscheidung zum Teilnahmeantrag
3.3 Absendung der Bewertungen Teilnahmeantrag
4. Verspäteter Eingang eines Teilnahmeantrags
5. Dashboard-Nachricht bei verspäteter Freigabe der Bewertungen der Teilnahmeanträge

 

1. Vergaberechtliche Grundlagen

Hier werden Auszüge aus den Absätzen der VOB/A dokumentiert (ohne Anspruch auf Vollständigkeit), die in den anderen Vergabeordnungen betroffenen Paragraphen werden nur als Hinweis angegeben.

Zugriff auf die Unterlagen:

Den Interessenten müssen die Vergabeunterlagen ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden. Dies erfolgt über die Seite: https://abruf.bi-medien.de/DXXXXXXXXX.

VOB/A § 11 (3) [VOB/A EU § 11 (3), VgV § 41 (1), UVgO § 29 (1)]…
Der Auftraggeber gibt in der Auftragsbekanntmachung eine elektronische Adresse an, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können. …

Registrierung zum Vergabeverfahren:

Wenn sich ein Interessent aktiv am Verfahren beteiligen möchte, z.B. ein Angebot abgeben oder aber Fragen zum Verfahren stellen möchte, muss er sich im System registrieren. Das sagen die Vergabeordnungen nicht ausdrücklich, aber es wird angegeben, dass nur die Vergabeunterlagen und die Bekanntmachung unregistriert zur Verfügung gestellt werden müssen. Auch technisch ist bei einer Beteiligung am Verfahren eine Registrierung notwendig, weil sonst z.B. Antworten auf Fragen nicht an den Fragesteller übersandt werden können (da keine eMail-Adresse vom Fragesteller vorliegt).

VOB/A § 11 (6) [VOB/A EU § 11 (6), VgV § 9 (3), UVgO § 7 (3) ]
… Der Auftraggeber kann von jedem Unternehmen die Angabe einer eindeutigen Unternehmensbezeichnung sowie einer elektronischen Adresse verlangen (Registrierung). Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen darf der Auftraggeber keine Registrierung verlangen. Eine freiwillige Registrierung ist zulässig. …

Zugriff auf Angebote und Teilnahmeanträge:

Vor dem Ablauf der entsprechenden Fristen dürfen die Auftraggeber keinen Zugriff auf die Unterlagen und deren Inhalte erhalten.

VOB/A § 11a (4) [VOB/A EU § 11a (4), VgV § 10 (1) 2., UVgO § 40]
… Der Auftraggeber legt das erforderliche Sicherheitsniveau für die elektronischen Mittel fest. Elektronische Mittel, die vom Auftraggeber für den Empfang von Angeboten und Teilnahmeanträgen verwendet werden, müssen gewährleisten, dass …
… kein vorfristiger Zugriff auf die empfangenen Daten möglich ist, …

Aufforderung geeigneter Firmen zur Angebotsabgabe:

Nach der Teilnahmephase ist die Eignung der Teilnehmer zu prüfen. Zur Angebotsabgabe sind nur geeignete Firmen aufzufordern.

VOB/A § 3b (2) [VOB/A EU § 3b (2), VgV § 16 (1), UVgO § 37]
… Bei Beschränkter Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb erfolgt die Auswahl der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, durch die Auswertung des Teilnahmewettbewerbs. Dazu fordert der Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Die Auswahl der Bewerber erfolgt anhand der vom Auftraggeber festgelegten Eignungskriterien. …

2. Teilnahmephase

Der Zeitraum zwischen der Veröffentlichung und dem Termin "Abgabe von Teilnahmeanträgen bis" (Ende der Teilnahmefrist) bezeichnen wir als Teilnahmephase.

Möchten Interessenten Teilnahmeanträge einreichen oder Fragen zum Verfahren bzw. Teilnahmeantrag stellen, können sie dies nur im registrierten Nutzerbereich der B_I eVergabe machen.

Der Zugriff auf die Vergabeunterlagen und die Bekanntmachung ist, wie unter 1. Vergaberechtliche Grundlagen beschrieben, über die kostenfreie Abruf-Seite der B_I MEDIEN GmbH möglich.

Dem Auftraggeber geben wir Informationen darüber, wer sich für das Verfahren interessiert. Das sind die Daten zu all den Interessenten, die das Verfahren im registrierten Nutzerbereich zu "Meine Vergaben" hinzugefügt haben.

Auf der Übersicht des Verfahrens wird angegeben, wie viele Interessenten sich für das Verfahren registriert und ob Interessenten nach der Registrierung die Teilnahme wieder beendet haben. Ebenso gibt es die Angabe, wie viele Teilnahmeanträge abgegeben und ob eventuell wieder welche zurückgezogen wurden. Diese Angaben liefern also eine grobe Übersicht über das Interesse am Verfahren.

Bild 1: Übersicht der Vergabe -
Bereich Teilnehmer an der Vergabe

Mehr Informationen zu den Interessenten findet sich unter Durchführung - Teilnehmer. Hier werden die Namen und der Sitz der Interessenten aufgeführt. Kommunikationsdaten sind nicht angegeben, da die Kommunikation elektronisch über die B_I eVergabe erfolgt. Auf dieser Seite sind in der Teilnahmephase auch die eingegangenen und eventuell zurückgezogenen Teilnahmeanträge gelistet, allerdings nur die jeweilige Anzahl.

Bild 2: Menüpunkt Durchführung - Teilnehmer

Sollte ein Interessent seine Teilnahme am Verfahren vollständig beendet habe, wird dies durch ein Stoppsymbol vor dem Firmennamen dokumentiert.

Bild 3: Interessent hat Teilnahme beendet

Unter Auswertung - Teilnahmeanträge, dem Menüpunkt zur Auswertung der Teilnahmeanträge, ist jetzt noch kein Zugriff auf die Daten der Teilnahmeanträge möglich. Wie von der Angebotsöffnung bekannt, gibt es hier nur die rückwärtslaufende Uhr und die Angabe der Anzahl der abgegebenen und eventuell zurückgezogenen Teilnahmeanträge.

Bild 4: Menüpunkt Auswertung - Teilnahmeanträge
in der Teilnahmephase

HINWEIS:
In der Teilnahmephase wird nur registriert, wer sich für das Verfahren interessiert. Es wird nicht dokumentiert, ob dieser Interessent die Vergabeunterlagen heruntergeladen hat oder nicht. Das hat zur Folge, dass in dieser Phase des Verfahrens keine Änderungsmitteilungen (Informationen zu Änderungen an den Vergabeunterlagen) durch das System erstellt werden.
Mitteilungen (selbst erstellte Informationen über den Menüpunkt Durchführung - Kommunikation) dagegen werden versandt und die registrierten Interessenten darüber informiert (eMail und Eintrag im Bereich >Mitteilungen< des Verfahrens).
TIPP:
Werden in der Teilnahmephase bereitgestellte Unterlagen geändert, empfehlen wir ergänzend eine Mitteilung zu generieren, um die registrierten Interessenten auf die Änderungen aufmerksam zu machen.

3. Wertungsphase

In der Wertungsphase (Ende der Teilnahmefrist bis Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe) stehen die bis zu diesem Zeitpunkt eingegangenen Teilnahmeanträge zur Wertung bereit.

Ab diesem Zeitpunkt können Interessenten abgegebene Teilnahmeanträge nicht mehr zurückziehen. Deshalb werden jetzt sowohl im Menüpunkt Durchführung - Teilnehmer als auch im Menüpunkt Auswertung - Teilnahmeanträge die Namen der Interessenten, die einen Teilnahmeantrag abgegeben haben, angezeigt.

Auf der Übersicht dagegen erscheint nun der Hinweis, dass noch nicht alle Teilnahmeanträge bewertet wurden.

Im Menüpunkte Auswertung - Teilnahmeanträge kann nun mit der Wertung der Teilnahmeanträge begonnen werden.

Bild 5: Menüpunkte Auswertung - Teilnahmeanträge
in der Wertungsphase

3.1 Download Teilnahmeanträge

Über die Schaltfläche "Download Teilnahmeanträge" kann der Download aller oder auch einzelner Teilnahmeanträge vorgenommen werden.

Es werden alle Teilnahmeanträge heruntergeladen, bei denen der Haken in der Spalte Download gesetzt ist. Voreingestellt sind alle Kästchen angewählt. Um einen Teilnahmeantrag vom Download auszuschließen, muss das Kästchen abgehakt werden.

Bild 6: Auswahl der Teilnahmeanträge,
die heruntergeladen werden sollen

Wie mit den heruntergeladenen Teilnahmeanträgen weiter zu verfahren ist, wird im Beitrag zum
B_I öffnungsassistenten erklärt. Diesen Beitrag finden Sie hier.

3.2 Bewertung Teilnahmeantrag

Der nachfolgend beschriebene Ablauf ist für jeden Anbieter, der einen Teilnahmeantrag eingereicht hat, vorzunehmen, unabhängig davon, ob er weiter am Verfahren beteiligt werden soll oder nicht.

Um die Bewertung eines Teilnahmeantrages zu dokumentieren und die Entscheidung zum Teilnahmeantrag vorzunehmen, öffnen Sie bitte das Fenster >Teilnahmeantrag bewerten<, indem Sie beim entsprechenden Anbieter in der Spalte Bewertung die Bearbeiten-Schaltfläche anklicken (siehe Bild 5).

Bild 7: Fenster >Teilnahmeantrag bewerten<

Im oberen Bereich sind der Name des Anbieters und der Einreichungszeitpunkt des Teilnahmeantrags dokumentiert. Es ist dort also direkt zu erkennen, ob ein Teilnahmeantrag rechtzeitig eingegangen ist.

3.2.1 Eignungsprüfung Teilnahmeantrag

Im zweiten Bereich kann die Bewertung der Eignung dokumentiert werden. Wie unter 1. Vergaberechtliche Grundlagen aufgezeigt, sollen zur Angebotsabgabe nur geeignete Firmen aufgefordert werden. Hier ist die Eignungsprüfung hinterlegt, wie sie auch bei der Angebotswertung für öffentliche Verfahren Verwendung findet. Die Ergebnisse werden dann auch für in der B_I eVergabe vorgenommene Wertungen von Angeboten dokumentiert.

Die Bewertung der Eignung öffnet sich nach Klick auf die Schaltfläche "Werten". Es öffnet sich das Fenster >Eignungsprüfung Teilnahmeantrag<.

Bild 8: Ausschnitt aus der Bewertung der Eignung

Mit Speichern wird die Freigabe der Bewertung der Eignung vorgenommen, das Fenster wird geschlossen und in der Ansicht des Fensters "Teilnahmeantrag bewerten" wird das Ergebnis der Bewertung der Eignung dokumentiert. Gleichzeitig wird auch das Protokoll der Wertung erstellt. Diese wird bei der Archivierung dem Verfahren hinzugefügt.

Bild 9: Bewertung der Eignung:
Prüfung vollständig und OK, Freigabe ist erfolgt

Bild 10: Bewertung der Eignung:
Prüfung vollständig aber nicht OK, Freigabe ist erfolgt

Bild 11: Auszug aus dem Protokoll der Bewertung der Eignung

HINWEIS:
Die Entscheidung zum Teilnahmeantrag kann auch OHNE die Bewertung der Eignung vorgenommen werden.

3.2.2 Entscheidung zum Teilnahmeantrag

Unabhängig davon, ob die Bewertung der Eignung verwendet wird oder nicht, ist als nächstes die Entscheidung zum Teilnahmeantrag anzugeben.

Grundsätzlich gibt es die Auswahl "Zur Angebotsabgabe auffordern" und "Teilnahmeantrag ablehnen".

Je nach dem, welche Auswahl getroffen wird, wird in der >Nachricht an den Anbieter (Begründung)< ein Standard-Text eingeblendet. Dieser kann für den jeweiligen Teilnahmeantrag angepasst werden.

Bild 12: Standard-Text für die Zusage

Bild 13: Standard-Text für die Absage

HINWEIS:
Die Möglichkeit, den Vorschlagstext grundsätzlich zu ändern, besteht nicht.
Änderungen müssen also für jeden Teilnahmeantrag erneut vorgenommen werden.

Während der Standard-Text für eine Zusage schon alle notwendigen Informationen enthält, muss der Standard-Text für die Absage noch um den Grund für die Absage ergänzt werden. Die gängigen Begründungen sind unterhalb des Nachrichtenfensters als Vorschläge gelistet. Wenn einer dieser Vorschläge genutzt werden soll, ist er anzuwählen (grau hinterlegt). Über das "+" rechts neben der Vorschlagsliste wird der Text an der Stelle im Nachrichtenfenster eingefügt, an der sich der Cursor befindet.

HINWEIS:
Die hier hinterlegte Nachricht wird bei Freigabe der Wertung der Teilnahmeanträge dem Anbieter im Verfahren als Begründung für die Zu- oder Absage angezeigt. Deshalb bitte unbedingt anpassen!

Der Auftraggeber kann entscheiden, ob die direkte Information über die Zu- bzw. Absage an den Anbieter auch per eMail übermittelt werden soll. Die Auswahl, ob eine eMail versandt wird oder nicht, befindet sich unterhalb des Nachrichtenfensters (siehe Bild 12). Als Voreinstellung ist die Versendung per eMail ausgewählt.

Erfolgt die Versendung einer eMail, erhält der Anbieter nicht nur einen Hinweis, dass er sich die Information im System ansehen kann, sondern die Nachricht wird direkt mit der eMail übermittelt. Das ist ein grundsätzlicher Unterschied zu Mitteilungen und Änderungsmitteilungen, die über die B_I eVergabe verschickt werden.

Bild 14: eMail zur Benachrichtigung des Anbieters,
hier angepasste Zusage

Darüber hinaus erhält der Anbieter, wenn er sich im System anmeldet, diese Information als >Wichtige Benachrichtigung< und im Verfahren im Menüpunkt Teilnahmeantrag.

Bild 15: Anbieter, Ansicht >Wichtige Benachrichtigungen<

Bild 16: Anbieter, Ausschnitt Menüpunkt Teilnahmeantrag

 Mit Klick auf die Schaltfläche "Begründung" wird dann der Text, der in der Nachricht eingetragen wurde, angezeigt.

3.3 Absendung der Bewertungen Teilnahmeantrag

Die Freigabe zum Versand erfolgt direkt auf der Seite Auswertung - Teilnahmeanträge.

Die Versendung der Bewertung der Teilnahmeanträge kann erst erfolgen, wenn alle Teilnahmeanträge vollständig bewertet wurden. Erst dann wird die Schaltflächen "Absenden der Bewertungen" freigeschaltet und kann betätigt werden.

Bild 17: erfolgte Absendung der Bewertungen

Das Ergebnis der Bewertung, die Versendung per eMail und der Zeitpunkt der Absendung der Bewertungen werden in der Liste der Anbieter, wie in Bild 17 zu sehen, dokumentiert.

Auch unter Durchführung - Teilnehmer wird jetzt das Ergebnis der Bewertung und der Zeitpunkt der Absendung der Bewertungen angezeigt. Hier gibt es dann ergänzend die Möglichkeit, sich für diese Informationen eine PDF zu erstellen.

Bild 18: erfolgte Absendung der Bewertung,
Menüpunkt Durchführung - Teilnehmer

Auf der Übersicht wird der Abschluss der Bewertung der Teilnahmeantrag dokumentiert.

Bild 19: Übersicht, Bewertung der Teilnahmeanträge
ist abgeschlossen

4. Verspäteter Eingang eines Teilnahmeantrags

Ein Interessent kann einen Teilnahmeantrag auch nach dem Ablauf der Teilnahmefrist einreichen, wenn er sich vor dem Ablauf dieses Termins für das Verfahren interessiert hat. Sein Interesse bekundet eine Firma, in dem sie das Verfahren im Bereich "Meine Vergaben" zur Liste der Vergaben hinzufügt. Dann steht der Interessent beim Auftraggeber auch in der Liste der Teilnehmer. Allen anderen Interessenten wird dieses Verfahren als nicht mehr verfügbar angezeigt.

Bild 20: Verfahren kann nicht mehr zu "Meine Vergaben"
hinzugefügt werden

Es kann aber passieren, dass ein Anbieter, ein Angebot bzw. einen Teilnahmeantrag verspätet abgibt. In der Regel sind die Ursache dafür technische Schwierigkeiten bei der Abgabe der elektronischen Angebote oder Teilnahmeanträge.
Versucht der Interessent, ein Angebote oder einen Teilnahmeantrag verspätet abzugeben, wird er mehrfach auf den Ablauf der Fristen hingewiesen.

Bild 21: Hinweis im Menüpunkt Teilnahmeantrag

Entscheidet der Interessent sich trotzdem, einen Teilnahmeantrag einzureichen, wird er bei Freigabe aufgefordert, eine Begründung für die Verspätung einzugeben. Für diese Begründung wird für den Auftraggeber eine Hinweis-eMail generiert, eine Dashboard-Nachricht erstellt und eine Mitteilung in Durchführung - Kommunikation angelegt.

Bild 22: Mitteilung über den Eingang eines
verspäteten Teilnahmeantrags

Darüber hinaus wird auf der Übersicht im Bereich >Teilnehmer an der Vergabe< darauf hingewiesen, dass es noch unbewertete Teilnahmeanträge gibt.

Bild 23: Übersicht, Bereich >Teilnehmer an der Vergabe<

HINWEIS:
Ob der Teilnahmeantrag noch zugelassen wird, ist die Entscheidung des Auftraggebers.
Er sollte aber auf jeden Fall bewertet werden, um den Zugriff auf die Unterlagen in der Angebotsphase des Teilnahmewettbewerbs ordentlich zu regeln.

Die Wertung erfolgt gemäß den in 3.2 Bewertung Teilnahmeantrag aufgezeigten Schritten.

5. Dashboard-Nachricht bei verspäteter Freigabe der Bewertungen der Teilnahmeanträge

Sollte der verspätete Teilnahmeantrag nicht am Tag des Eingangs bewertet und die Entscheidung freigegeben werden, wird ab dem nächsten Tag bis zum Tag der Bewertung auf dem Dashboard eine Nachricht über die fehlende Bewertung erstellt.

Bild 24: Dashboard-Nachricht

HINWEIS:
Das gilt auch, wenn der unter Vorbereitung - Basisdaten angegebene Termin für die Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe überschritten wird.