Inhalt:

1. Download der elektronischen Angebote
1.1 Browsereinstellungen
1.2 Direkter Download der Angebote
1.3 Speicherort der Angebote-ZIP-Dateien
2. B_I öffnungsassistent
2.1 Import des Zertifikats
2.2 Auswahl des Angebotsordners

Mit dem Release vom November 2020 wurde die Funktionalität beim Download der Angebote bzw. Teilnahmeanträge und die Arbeitsweise des B_I öffnungsassistenten grundlegend geändert.

Eine ausführliche Beschreibung des B_I öffnungsassistenten finden Sie hier.

Durch die Änderungen beim Ablauf haben sich aber für einige Nutzer unserer Anwendung neue Problem ergeben.

Die bisher bekannten Problem und mögliche Lösungen werden in diesem Artikel aufgezeigt.

 

1. Download der elektronischen Angebote

In der Vergangenheit kam es manchmal zu Schwierigkeiten und Fehlern beim Download der Angebotsarchive. Zu große Dateien im Angebot führten beispielsweise zu einer sehr langen Downloadzeit bzw. zum Abbruch des Downloads. Deshalb wurde der Download der Angebote vollständig umstrukturiert.

Es gibt nun nicht mehr ein Angebotsarchiv (ZIP-Datei), das alle Angebote in einzelnen Unterordnern enthält, wie exemplarisch in Bild 1 gezeigt. Der Dateiname hatte dabei die Form: komplett_DXXXXXXXXX.zip

Bild 1: Beispiel für ein ZIP-Angebotsarchiv (alte Form)

 

Mit der neuen Fassung wird jetzt jedes Angebot als eigenständiges ZIP-Datei gespeichert, wie in Bild 2 zu sehen. Diese werden in einem eigens dafür erstellten Ordner gespeichert. In Bild 2 zu sehen ist der Ordner, der auf dem Desktop erstellt wurde. Wird für den Download kein spezieller Order erstellt und angegeben, werden die Dateien im Standard-Download-Ordner des Browsers gespeichert.

Bild 2: Beispiel für heruntergeladene Angebote (neue Form)

 

Der Dateiname hat nun die Form: Angebot DXXXXXXXXX En Firma.zip. Dabei ist "En" die laufende Nummer des Angebots. Bei einem Verfahren mit Losen wird dann noch ergänzend "Los X" im Dateinamen erfasst. In jeder Angebote-ZIP-Datei sind alle verschlüsselten Dateien eines Angebots, enthalten. Das ist im Bild 3 exemplarisch dargestellt.

Bild 3: Beispiel für Inhalt der Angebote-ZIP-Dateien (neue Form)

 

1.1 Browsereinstellungen

Um den automatischen Download von mehreren Dateien vornehmen zu können, muss dies in den Browser-Einstellungen erlaubt sein. Darüber hinaus muss das Herunterladen durch JavaScript zulässig sein.

Den Hinweis auf diese Grundvoraussetzungen sehen Sie, wenn Sie mit dem Mouse-Zeiger über die Schaltfläche: "Gewählte Herunterladen" fahren.

Leider sind diese Einstellungen in einigen Browser NICHT standardmäßig gesetzt. Einige Browser fragen den Nutzer (siehe Bild 4), ob aufeinanderfolgende Downloads erlaubt werden sollen, andere unterbinden dies einfach und brechen nach dem ersten Download ab.

Bild 4: Frage nach der Zulässigkeit
des Downloads mehrerer Dateien

 

Diese grundlegende Einstellung kann bei den Browsern in den Einstellungen geändert werden.

  • Im "Microsoft Edge" findet sich diese Einstellung unter Einstellungen - Cookies und Webseitenberechtigungen - Automatische Downloads.
  • Im "Google Chrome" dagegen ist diese Einstellung unter Einstellungen - Datenschutz und Sicherheit - Website-Einstellungen - Zusätzliche Berechtigungen - Auto-Downloads zu finden.
  • In "Opera" ist diese Einstellung unter Grundeinstellungen - Sicherung und Datenschutz - Website-Einstellungen - Zusätzliche Berechtigungen - Automatische Downloads zu finden.

Bild 5: Einstellmöglichkeit: Automatische Downloads, hier: "Microsoft Edge"

 

Die Zustimmung zur Frage aus Bild 4 hat dazu geführt, dass der Download von der Seite der B_I MEDIEN zulässig ist.

Sollte der Eintrag nicht automatisch erfolgt sein, ergänzen Sie bitte über die Schaltfläche: "Hinzufügen" im Bereich >Zulassen< die Adresse: "https://evergabe.bi-medien.de".

Ein analoges Vorgehen empfiehlt sich bei der Kontrolle der Einstellung zu JavaScript. Am einfachsten suchen Sie dazu in den Einstellungen nach dem Wort "JavaScript". In allen Browsern gibt es genau einen Eintrag dazu, der sich meist auch dort befindet, wo auch die automatischen Downloads definiert werden. JavaScript sollte zugelassen sein, wenn nötig kann auch die Adresse: "https://evergabe.bi-medien.de" über die Schaltfläche: "Hinzufügen" im Bereich >Zulassen< hinterlegt werden.

Bild 6: Einstellmöglichkeit: JavaScript, hier: "Microsoft Edge"

 

TIPP: Bitte kontrollieren Sie im verwendeten Browser, ob die Nutzung von JavaScript UND der automatische Download zugelassen sind. Sollten Sie nicht die Möglichkeit haben, diese Einstellungen selbst zu ändern, fragen Sie Ihre IT!

 

1.2 Direkter Download der Angebote

Wenn auch nach den Anpassungen der Browser-Einstellungen der Download der Angebote über die Schaltfläche "Gewählte Herunterladen" nicht möglich ist, können Sie den Download der Angebote über den direkten Download starten. 

Bild 7: Aufruf einzelner Download über den Firmennamen

 

Dazu klicken Sie entweder auf den Firmen-Namen oder die Angebotsnummer. Erkennbar ist die Möglichkeit zum Download daran, dass sich der Mouse-Zeiger ändert, wenn Sie über den Firmennamen oder die Angebotsnummer fahren. Aus dem Zeiger wird die Hand. Nachteil dieser Download-Methode ist, dass Sie jeden Download einzeln aufrufen müssen.

 

1.3 Speicherort der Angebote-ZIP-Dateien

Werden Dateien aus dem Internet heruntergeladen, ist in den Browsern standardmäßig ein Download-Ordner angegeben. Wo sich dieser befindet, können Sie in den Einstellungen des Browsers sehen. Suchen Sie am Besten in den Einstellungen nach "Downloads". Hier können Sie den festgelegten Speicherort sehen und auch, ob bei jedem Download nach dem Speicherort gefragt werden soll.

TIPP: Ändern Sie die Einstellung: "Vor dem Download von Dateien nach dem Speicherort fragen" grundsätzlich auf "Zulässig". Dann können Sie bei jedem Download bestimmen, wo die Dateien gespeichert werden sollen.

Wenn Sie das nicht möchten, werden die heruntergeladenen Angebote automatisch im vorgegebenen Download-Ordner gespeichert.

TIPP: Bitten nutzen Sie nicht den Standard-Download-Ordner für die Öffnung der Angebote mit dem B_I öffnungsassistenten!

Erstellen Sie besser ein eigenes Verzeichnis, in dem Sie alle heruntergeladenen Angebote-ZIP-Dateien speichern. Dieses Verzeichnis sollte aber nicht "zu tief" in Ihrer Ordnerstruktur stehen. Die Länge von Dateipfad und Dateiname zusammen sollte nicht mehr als 256 Zeichen betragen. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie diese Grenze überschreiten, empfehlen wir, auf dem Desktop einen Ordner mit dem Namen "DXXXXXXXXX" zu erstellen und dort die Dateien zu speichern.

TIPP: Dateipfad und Dateiname zusammen dürfen nicht mehr als 256 Zeichen enthalten!

 

2. B_I öffnungsassistent

Um elektronisch eingereichte Angebote öffnen zu können, benötigen Sie das bei der Anlage des Verfahrens erstellte Zertifikat.

Sie können dieses direkt bei der Öffnung der Angebote eingeben. Wenn Sie hier die Arbeit etwas erleichtern wollen, empfehlen wir, das Zertifikat bereits VOR der ÖFFNUNG in den Zertifikatsspeicher Ihres Rechners zu importieren. Das ist sicher kein Problem, da das Zertifikat jederzeit wieder aus dem Zertifikatsspeicher gelöscht werden kann.

TIPP: Befindet sich das Zertifikat im Zertifikatsspeicher des Rechners, an dem die Öffnung vorgenommen wird, wird während der Entschlüsselung der Angebote mit dem B_I öffnungsassistenten nicht mehr nach dem Zertifikat gefragt.

 

2.1 Import des Zertifikats

Den Import des Zertifikats starten Sie einfach durch Doppelklick auf die Zertifikatsdatei. Die Zertifikatsdatei hat standardmäßig die Form: "zertifikat_DXXXXXXXXX.pfx"

Es startet der Zertifikatsimport-Assistent Ihres Rechners. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Als erstes werden Sie nach dem Speicherort gefragt, Vorgabe ist "Aktueller Benutzer". Diese Einstellung können sie unverändert lassen. Mit "Weiter" gelangen Sie zur nächsten Seite.

Hier sehen Sie nun nochmal den Dateinamen. Auch hier fahren Sie einfach mit "Weiter" fort.

Als nächstes wird das Kennwort abgefragt. Dieses haben Sie bei der Anlage des Zertifikats vergeben. Wichtig ist an dieser Stelle, dass Sie bei den Importoptionen die Option: "Schlüssel als exportierbar markieren…." anhaken. Dann haben Sie noch eine Sicherheit mehr, falls das Originalzertifikat, aus welchen Gründen auch immer, nicht mehr verwendbar ist. Dies ist in Bild 8 gezeigt.

Bild 8: Importoptionen im Zertifikatimport-Assistenten

 

Mit "Weiter" geht es zur nächsten Seite. Hier können Sie den Zertifikatsspeicher auswählen, als Vorgabe ist "Zertifikatsspeicher automatisch auswählen" angehakt. Das sollte unverändert bleiben.

Mit "Weiter" erhalten Sie nun abschließend noch die Übersicht zum Zertifikat. "Fertig stellen" schließt den Zertifikatimport ab.

Ist alles korrekt verlaufen, erhalten Sie die Meldung:

Bild 9: erfolgreicher Zertifikatimport

 

TIPP: Der Zertifikatimport VOR der ÖFFNUNG der Angebote erleichtert die Arbeit mit dem B_I öffnungsassistenten.

 

2.2 Auswahl des Angebotsordners

Wie im Artikel zum B_I öffnungsassistenten ausführlich beschrieben, geben Sie zur Öffnung der mit den neuen Download-Ablauf heruntergeladenen Angebote den Ordner an, in dem die Angebote (siehe Hinweise in 1.3) gespeichert wurden.

Bild 10: neuer Bereich zur Auswahl des Angebotsordners

 

  • Im Feld B_I Code geben Sie bitte die D-Nummer (DXXXXXXXXX) des Verfahrens an, für die Angebote geöffnet werden sollen. Diese finden Sie auch im Dateinamen (siehe 1. - Bild 2) der heruntergeladenen Angebote-ZIP-Dateien.
  • Das Feld Losnummer ist nur bei Verfahren mit Losen von Bedeutung. Hier wird dann ergänzend die Losnummer oder der Lostitel oder ein frei zu vergebener Text eingetragen. Mit diesem Eintrag wird ein Unterordner im Ausgabeordner der Angebote erstellt.
  • Das Feld Durchsuchen, das über die Schaltfläche "Durchsuchen" gefüllt wird, enthält dann den Pfad zum Ordner, in dem die Angebote-ZIP-Dateien liegen. Im Beispiel (Bild 10) wurde für den Download der Angebote ein Ordner auf dem Desktop erstellt. In diesem Ordner finden sich die heruntergeladenen Angebote-ZIP-Dateien (siehe 1. - Bild 2). Achten Sie bei der Erstellung des Ordners für den Download der Angebote bitte darauf, dass er sich nicht "zu tief" in der Ordnerstruktur befindet. Die Länge der Ordnernamen + der Dateinamen der Angebote-ZIP-Dateien darf 256 Zeichen nicht überschreiten. Ansonsten kann der B_I öffnungsassistent die Angebote-ZIP-Dateien nicht laden.

Im Beispiel in Bild 10 ist der Ordnername "C:\Users\JF\Desktop\D440880216". Das sind 30 Zeichen. Die Dateinamen in diesem Beispiel sind Angebot "D440880216 E1 Schweizbau GmbH Co. KG.zip" (40 Zeichen) und "Angebot D440880216 E2 Musterbieter.zip" (38 Zeichen). Damit ist die maximale Gesamtlänge von Ordnername + Dateiname 70 Zeichen. Damit können die Angebote problemlos mit dem B_I öffnungsassistenten entschlüsselt werden.

ACHTUNG: Der Ordner für den Download der Angebote darf sich nicht "zu tief" in der Ordnerstruktur befindet. Die Länge der Ordnernamen + der Dateinamen der Angebote-ZIP-Dateien darf 256 Zeichen nicht überschreiten.

Mit "Weiter" am Ende der Seite bestätigen Sie die Eingaben und fahren mit dem Entschlüsseln fort.

Haben Sie, wie in 2.1 empfohlen, den Schlüssel bereits vor der Öffnung auf dem Öffnungsrechner erfolgreich in den Zertifikatsspeicher importiert, werden die Angebote nun entschlüsselt und im >Protokoll der Prüfung< angezeigt.

Ist der Schlüssel noch nicht im Zertifikatsspeicher des Öffnungsrechners enthalten, werden Sie zur Angabe des Zertifikats aufgefordert. Weitere Informationen dazu finden Sie hier im Punkt 3.1. im Bereich Zertifikatsauswahl.

ACHTUNG: Bitte beachten Sie, dass Sie NUR den Ordner auswählen, in dem alle Angebote-ZIP-Dateien gespeichert sind.

Leider ist bei Verfahren mit Losen nach der Öffnung eines Loses der B_I öffnungsassistent jedes Mal neu zu starten. Dies wird in der nächsten Version geändert.