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Elektronische Angebotsabgabe

Lassen Sie bei der Ihrer Vergabe die Abgabe elektronischer Angebote oder Teilnahmeanträge zu, benötigt dies einen weiteren Schritt in der Vorbereitung der Vergabe - die Erstellung einer Zertifikatsdatei. 

Dieser Schritt ist immer dann vorzunehmen, wenn unter Vorbereitung -> Basisdaten im Abschnitt >Zulässige Form der Angebotsabgabe< das Häkchen für  

- elektronisch in Textform oder  

- elektronisch mit fortgeschrittener Signatur oder  

- elektronisch mit qualifizierter Signatur 

gesetzt ist.

Damit wird dann die Möglichkeit, ein Zertifikat zu erstellen, aktiviert. 

Die Erstellung ist nun unter Vorbereitung -> Sicherheit möglich. 

Passworteingabe

Um ein Zertifikat zu erstellen, müssen Sie zunächst ein Passwort festlegen und zur Kontrolle wiederholt eingeben. 

ACHTUNG (!): OHNE dieses Passwort ist die Entschlüsselung eingegangener elektronischer Angebote bzw. Teilnahmeanträge nicht möglich. Bewahren Sie es gut und sicher auf! Die Mitarbeiter, die die Öffnung von Angeboten bzw. die Bewertung von Teilnahmeanträgen vornehmen, müssen dieses Passwort kennen.  

TIPP: Nutzen Sie als Passwort einfach den B_I Code und fügen ihn zweifach ein. Dann ist es so gut wie unmöglich, dass Ihnen das Passwort entfällt. 

WENN SIE EIN EIGENES PASSWORT VERWENDEN: Halten Sie es so einfach wie möglich und beachten Sie die genaue Schreibweise (Groß-/Kleinschreibung). 

Nach zweifacher Eingabe eines Passwortes wird die Schaltfläche "Zertifikat erstellen" aktiv, so dass Sie diese anklicken können. 

 

Download der Zertifikatsdatei

Das Anklicken der Schaltfläche erstellt eine Datei, die das Zertifikat enthält und der Download der Datei wird automatisch gestartet. 

TIPP (!): Speichern Sie die Zertifikatsdatei lokal auf Ihrem Rechner in einem zum Verfahren gehörenden Ordner. Damit verhindern Sie, dass ein im Standard-Download-Ordner Ihres Browsers gespeichertes Zertifikat versehentlich gelöscht wird. 

Darauf werden Sie auch eindringlich im System hingewiesen. Nach dem Erstellen des Zertifikats erscheint folgender Hinweis: 

 

Erst wenn Sie die Schaltfläche "Speichern bestätigen" betätigen, wird das Zertifikat in Ihrem Verfahren hinterlegt. 

Überprüfen des erfolgreichen Speicherns

Wurde das Zertifikat erfolgreich erstellt und ins Verfahren eingebunden, sehen Sie folgende Anzeige: 

 

Das im Verfahren eingebundene Zertifikat sehen Sie dann ebenfalls auf der Übersicht Ihres Verfahrens.  

Im Bereich >Verschlüsselung der Angebotsunterlagen< wird das Zertifikat mit dem Zeitstempel der Erstellung gelistet und der Erfolg der Erstellung wird durch den grünen Balken an der linken Seite des Bereichs auch optisch dargestellt. 

 

Abhandenkommen der Zertifikatsdatei

Sollten Sie vor dem Ablauf der Angebotsfrist feststellen, dass Ihnen die Zertifikatsdatei doch abhanden gekommen ist und Sie es nicht mehr auffinden können, besteht die Möglichkeit ein neues Zertifikat zu erstellen.

Sobald Sie unter Vorbereitung -> Sicherheit auf "Neues Zertifikat erstellen" geklickt haben, erscheint folgender Hinweis: 

 

Erstellen Sie ein weiteres Zertifikat wird es Ihnen ebenfalls angezeigt und Sie können am Zeitstempel (gültig ab) erkennen, welches das neue Zertifikat ist. 

 

 

Alle am Verfahren interessierten Firmen, darunter auch die, die eventuell bereits Angebotsdateien hochgeladen (und freigegeben) haben, erhalten eine Mitteilung über die Änderung des Zertifikats.

Diese Mitteilung beinhaltet eine E-Mail mit der Information, dass es Änderungen im Verfahren gibt UND einen Eintrag auf dem Dashboard des Bieters. 

 

Ruft der Bieter diese Mitteilung auf, erhält er folgende Information angezeigt: 

Diese Mitteilung ist natürlich auch im Verfahren unter Durchführung -> Kommunikation dokumentiert. 

Die Bieterfirma hat nun die Möglichkeit, das Angebot (bzw. den Teilnahmeantrag) erneut einzustellen

 

Nach dem Ablauf der Angebotsfrist ist keine Erstellung eines neuen Zertifikats mehr möglich. Bieterfirmen haben ab diesem Zeitpunkt keine Möglichkeit mehr, eingereichte Angebote zurückzuziehen.  

Bei Teilnahmeanträgen gilt: Ein nach dem Beginn der Wertung der Teilnahmeanträge erstelltes Zertifikat hätte keinen Einfluss auf die eingereichten Teilnahmeanträge. Es würde dann nur für die Erstellung der Angebote zugelassener Bieterfirmen genutzt.