Inhalt:

1. Recht: Nutzung der Dokumentation
2. Dokumentation - Hinzufügen von Einträgen
3. Dokumentation - Entfernen von Einträgen
4. Dokumentation - Herunterladen der Einträge

 

Mit dem Release unserer B_I eVergabe im Dezember 2020 wurde die Möglichkeit geschaffen, eigene Dokumente im Menüpunkt "Dokumentation" zu hinterlegen. Damit können die wesentlichen Entscheidungen des Vergabeverfahrens für mit der Sachlage vertraute Leser nachvollziehbar und überprüfbar gemacht werden. Diese Dokumentation stellt damit einen unverzichtbaren Bestandteil der Vergabeakte dar.

In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Übersicht, wie die Dokumentation des Vergabeverfahrens über die B_I eVergabe vorgenommen werden kann.

 

1. Recht: Nutzung der Dokumentation

Welcher Mitarbeiter das Recht hat, in der Dokumentation zu arbeiten, wird über die Rechte des Mitarbeiters in der "Verwaltung" im Bereich "Mitarbeiter" für jeden Einzelnen definiert.

Werden bei einem Mitarbeiter die Rechte zum Bearbeiten geöffnet, gibt es im Schritt 2 - Persönliche Rechte die Möglichkeit zu definieren, was dieser Mitarbeiter im Menüpunkt "Dokumentation" darf.

Bild 1: Persönliche Rechte - Abschnitt >Rechte als Vergabestelle<

  1. Neuanlage eines Mitarbeiters:
    Wird ein Mitarbeiter neu angelegt, hat er grundsätzlich "Keinen Zugriff". Damit kann der für das Anlegen dieses Mitarbeiters Verantwortliche entscheiden, ob dieser Mitarbeiter in der Dokumentation arbeiten darf oder nicht.
  1. Bereits vorhandene Mitarbeiter:
    Bei bereits angelegten Mitarbeitern haben initial alle Mitarbeiter mit dem Recht: "Vorhaben anlegen" vollen Zugriff auf die Dokumentation (Alle Einträge bearbeiten) erhalten. Darüber hinaus haben natürlich auch alle Hauptnutzer vollen Zugriff auf die Dokumentation. Hauptnutzer sind die Nutzer, die sich für die B_I eVergabe registriert hatten.
TIPP: Bitte prüfen Sie bei allen bereits angelegten Mitarbeitern, ob das Recht: "Zugriff auf die Dokumentation" korrekt gesetzt ist.

Der Zugriff auf die Dokumentation kann in vier unterschiedlichen Ausprägungen gewährt werden.

  1. Kein Zugriff
    Der Mitarbeiter sieht zwar den Menüpunkt, kann ihn aber nicht anwählen.
  1. Alle Einträge nur lesen
    Der Mitarbeiter kann den Menüpunkt anwählen und alle vorhandenen Dokumente ansehen (lesen). Er kann aber keine eigenen Dokumente hinzufügen oder vorhandene Dokumente deaktivieren.
  1. Eigene Einträge bearbeiten:
    Der Mitarbeiter kann den Menüpunkt anwählen. Er kann alle von ihm erstellten Einträge ansehen (lesen), eigenen Dokumente hinzufügen und deaktivieren. Auf die Einträge anderer Mitarbeiter hat er keinen Zugriff.
  1. Alle Einträge bearbeiten:
    Hat der Mitarbeiter dieses Recht, besitzt er vollen Zugriff auf die Dokumentation. Er kann Dokumente hinzufügen. Diese, ebenso wie Dokumente anderer Mitarbeiter, kann er deaktivieren.
HINWEIS: Das Recht: "Zugriff auf die Dokumentation" ist ein persönliches Recht. Es gilt deshalb für alle Verfahren, auf die der Mitarbeiter Zugriff hat.

 

2. Dokumentation - Hinzufügen von Einträgen

Wird mit der Dokumentation in einem Verfahren begonnen, ist die Liste der Dokumente natürlich noch leer.

Bild 2: leere Liste der Dokumente zu Beginn der Dokumentation

Zur Erstellung eines neuen Eintrags für die Dokumentation dient die Schaltfläche "Eintrag hinzufügen". Die Anwahl dieser Schaltfläche öffnet ein neues Fenster:

Bild 3: Fenster zur Anlage eines neuen Eintrags in der Liste der Dokumente

 

  • >Kategorie<
    Im Feld >Kategorie< wird eine "Überschrift" für diesen Eintrag in die Dokumentation definiert. Dies dient vor allem der Sortierung der Einträge bei der Archivierung. Für dieses Feld gibt es die Funktion Auto-Vervollständigen (siehe Bild 4), d.h. bereits hinterlegte "Überschriften" werden bei weiteren Neuanlagen als Vorschlag angeboten.
  • >Kommentar<
    Dieses Feld ist ein Textfeld. Es gibt keine Textfeldlängen-Begrenzung, Sie sind damit in der Anzahl der zu erfassenden Zeichen nicht eingeschränkt.
  • >Datei<
    Hier kann auch ergänzend ein außerhalb des Systems erstelltes Dokument hinzufügt werden.

 

Bild 4: Auto-Vervollständigen im Feld >Kategorie<

Mit "Speichern" werden die Angaben übernommen und ein Eintrag in der Liste der Dokumente erstellt.

Bild 5: Angelegte Einträge in der Liste der Dokumente

In Bild 5 sind bereits mehrere Einträge erstellt worden.

Bei jedem Eintrag ist zu erkennen:

- Wer hat den Eintrag erstellt?
- Wann wurde der Eintrag erstellt?
- Wurde eine Datei hinzugefügt?
- In welche Kategorie gehört dieser Eintrag?

Über das "Plus" vor der Kategorie kann ergänzend der Kommentar angezeigt werden.

Abhängig von den vergebenen Rechten werden die Einträge angezeigt oder ausgeblendet.
MitarbeiterIn 1 hat zum Beispiel das Recht: "Eigene Einträge bearbeiten". Deshalb werden ihr nur Ihre Einträge angezeigt (Bild 6).
Dagegen hat Hauptnutzer das Recht: "Alle Einträge bearbeiten" und sieht damit alle Einträge (Bild 5).

HINWEIS: Die Einträge in der Liste der Dokumente werden entsprechend den unter Verwaltung - Mitarbeiter definierten Rechten angezeigt.

Bild 6: Ansicht der Liste der Dokumente bei eingeschränkten Rechten,
hier Recht: "Eigene Einträge bearbeiten"

 

3. Dokumentation - Entfernen von Einträgen

Das Löschen (rückstandsloses Entfernen) von Einträgen in der Liste der Verfahren ist nicht möglich. Allerdings können Einträge, die falsch sind, deaktiviert werden. Sie werden dann als deaktiviert angezeigt.

Mit dem Symbol auf der rechten Seite des Eintrags (Mülltonne) können angelegte Einträge deaktiviert werden (siehe Bild 6).

Bild 7: Deaktivieren (Löschen) des Eintrags

In der Liste der Dokumente wird der Eintrag dann als deaktiviert angezeigt.

Bild 8: Deaktivierter Eintrag in der Liste der Dokumente

Wurde der Eintrag fälschlicherweise deaktiviert, kann er über das Rückholsymbol auf der rechten Seite des Eintrags wiederhergestellt werden.

Bild 9: Wiederherstellen eines deaktivierten Eintrags

HINWEIS: Ein deaktivierter Eintrag ist im Menüpunkt "Dokumentation" immer noch vorhanden und zu sehen. Er ist aber beim Download aller Dokumente bzw. im Archiv nicht enthalten.

 

4. Dokumentation - Herunterladen der Einträge

Der aktuelle Zwischenstand der Dokumentation kann jederzeit exportiert werden, allerdings nur von einem Mitarbeiter mit dem Recht: "Alle Einträge bearbeiten". Mit Anwahl der Schaltfläche "Herunterladen" werden alle in der Liste der Dokumente enthaltenen Einträge in ein ZIP-Archiv mit dem Dateinamen: "Dokumentation DXXXXXXXX.zip" gespeichert. Dieses kann dann lokal gespeichert werden.

Im zip-Archiv wurde für jede Kategorie ein Ordner erstellt. Innerhalb dieser Ordner gibt es dann für jeden Eintrag einen Unterordner. Diese Unterordner enthalten die Eintrag.pdf, in der das Vorhaben, die Kategorie und der Kommentar dokumentiert sind. Sollte eine Datei als Anlage dem Eintrag hinzugefügt worden sein, findet auch sie sich in dem Unterordner.

Bild 10: zip-Archiv der Dokumentation - Ordner für die Kategorien

Bild 11: zip-Archiv der Dokumentation - Unterordner für die Einträge

Bild 12: zip-Archiv der Dokumentation - Inhalt der Einträge-Ordner

HINWEIS: Mitarbeiter mit dem Recht: "Alle Einträge bearbeiten" können den aktuellen Stand der Dokumentation jederzeit herunterladen.

Wird ein Verfahren archiviert, ist die Dokumentation Teil des Archivs. In der Archiv_DXXXXXXXXX_YYYYMMDD_HHMM.zip ist die Dokumentation ein Ordner. Dieser Ordner ist dann aufgebaut, wie in Bild 10 bis Bild 12 dargestellt.

Bild 13: zip-Archiv des Verfahrens, Dokumentation ist enthalten

HINWEIS: Bei der Archivierung des Vorhabens wird die Dokumentation unabhängig der vergebenen Rechte im zip-Archiv gespeichert.