Anlegen eines Vergabeverfahrens
Die Registrierung in unserer Anwendung B_I eVergabe ist erfolgt.
Sie haben Ihre Zugangsdaten bekommen und Ihr Benutzerprofil eingerichtet, also mindestens eine Auftraggeberadresse und eine Kommunikationsadresse erstellt und einen weiteren Mitarbeiter angelegt.
Damit sieht das Dashboard unserer Anwendung dann so aus:
Im Bereich Dashboard-Nachrichten werden Sie zukünftig informiert, wenn Aktionen im Vergabeverfahren notwendig sind.
Hier erscheinen beispielsweise Einträge, wenn:
- eine Teilnehmerfrage (Bieterfrage) eingegangen ist;
- wenn Bewertungen von Teilnahmeanträgen nicht zum in der Anwendung hinterlegten Termin versandt worden sind
- wenn die B_I MEDIEN Informationen zur Nutzung, z.B. zu Aktualisierungen in der Anwendung oder eventuelle weitere wichtige Hinweise gibt.
Unterhalb des Bereichs der Dashboard-Nachrichten werden dann alle Vergabeverfahren, die Sie in der B_I eVergabe angelegt haben oder für die Sie zur Mitarbeit eingeladen wurden angezeigt.
Deshalb gibt es ober- bzw. unterhalb dieser Liste die Schaltfläche "Neue Vergabe anlegen".
Bei Klick auf diese Schaltfläche öffnet sich der Wizzard "Vergabe anlegen", der Sie beim Anlegen eines Vergabeverfahrens unterstützt und alle dafür notwendigen Angaben abfragt.
Der Wizzard besteht aus 7 Schritten.
In welchem Schritt Sie sich gerade befinden, können Sie an der Punkte-Navigation am unteren Rand des Wizzards sehen.
In Bild 2 sehen Sie die Navigation, wenn noch kein Punkt ausgefüllt ist.
Bild 3 dagegen stellt das Aussehen dar, wenn alle Punkte mindestens einmal bearbeitet wurden.
Dann macht auch die farbige Kennzeichnung deutlich, in welchem Schritt Sie sich gerade befinden.
Um durch die einzelnen Schritte des Wizzards zu navigieren, haben Sie verschiedenen Möglichkeiten.
Während des Anlegens eines Vergabeverfahrens gelangen Sie durch die Schaltflächen "Weiter" bzw. "Zurück" zu den einzelnen Schritten des Wizzard.
Sind alle Schritte mindestens einmal durchlaufen können Sie Schritt für Schritt durch den Wizzard über die Schaltflächen navigieren oder durch Klick auf die Punkte-Navigation zwischen den verschiedenen Punkten hin- und herspringen.
Mit der Schaltfläche "Abbrechen" beenden Sie den Wizzard, allerdings bleiben die Angaben, die sie bis dahin gemacht haben, erhalten.
Die Schaltfläche "Zurücksetzen" dagegen löscht sämtliche bisher getätigte Eingaben.
Schritt 1: Bezeichnungen / Zuordnungen
In diesem Schritt geben Sie die Bezeichnung der Vergabe, den Titel der Maßnahme und eine Vergabe-Nummer, so Sie eine vergeben an.
Die Pflichtangaben erkennen Sie am roten Stern am Ende der Eingabefelder.
In Bild 4 sehen Sie ein Beispiel für mögliche Eingaben.
Die Maßnahme ist dabei die übergeordnete Leistung, z.B. Neubau einer Schwimmhalle.
Die Bezeichnung der Vergabe ist dann die eigentliche Leistung, z.B. Trockenbauarbeiten.
Sie sehen, das Feld "Zuordnung zur Maßnahme" ist ein Auswahlfeld.
Wenn Sie also bereits ein Vergabeverfahren zu dieser Maßnahme angelegt haben, können Sie über die Auswahl immer wieder auf diese Maßnahme zugreifen.
Auch im Feld "Bezeichnung der Vergabe" gibt es eine Autovervollständigung.
Damit werden Ihnen bei zukünftigen Eingaben ähnliche Einträge angeboten.
Mit der Schaltfläche "Weiter" gelangen Sie zu Schritt 2: Auswahl der Adressen
Schritt 2: Auswahl der Adressen
Auch hier gibt es wieder Auswahlfelder für die Adresse des Auftraggebers und die Adresse zur Kommunikation.
Die Kommunikation soll bei elektronischen Vergabeverfahren vorwiegend elektronisch erfolgen, trotzdem kann es ja sein, dass Interessenten und Teilnehmer auf anderen Weg Fragen zum Vergabeverfahren stellen wollen.
Hier wird ausschließlich auf die in der Verwaltung angelegten Adressen zurückgegriffen.
Eine manuelle Eingabe der Adressen ist nicht vorgesehen.
Deshalb sollten nach dem ersten Login in unserer Anwendung diese Angaben bereits erfasst werden.
Haben Sie das noch nicht getan oder ist die von Ihnen benötigte Adresse nicht in der Liste aufgeführt, haben Sie von hier aus die Möglichkeit, eine weitere Adresse zu erstellen.
Haben Sie eine weitere Adresse über diesen Weg erstellt, öffnen Sie auf dem Dashboard erneut Schaltfläche "Neue Vergabe anlegen".
Sie sind dann wieder im Schritt 2: Auswahl der Adressen und können die neu angelegte Adresse verwenden.
Mit der Schaltfläche "Weiter" gelangen Sie zu Schritt 3: Art der Leistung
Schritt 3: Art der Leistung
Hier wählen Sie nun aus, was für eine Leistung Sie ausführen lassen wollen.
Diese Einstellung muss unbedingt korrekt vorgenommen werden, weil sich aus dieser Auswahl die Formulare, die wir Ihnen anbieten, ergeben.
Als kleine Hilfe zur Entscheidung, ob es sich z.B. um eine Dienstleistung oder eine Lieferleistung handelt, sehen Sie an dieser Stelle auch die Definitionen der Leistungsarten.
Mit der Schaltfläche "Weiter" gelangen Sie zu Schritt 4: Anwendbares Vergaberecht
Schritt 4: Anwendbares Vergaberecht
Auf dieser Seite wählen Sie aus, nach welcher Vergabeordnung (VOB/A, VOB/A - EU, UVgO bzw. VgV) sie Ihre Vergabe durchführen oder ob Sie eine private Vergabe durchführen, die nicht an eine Vergabeordnung gebunden ist.
Hier haben wir Ihnen als Entscheidungshilfe noch die EU-Schwellenwerte dokumentiert.
Mit der Schaltfläche "Weiter" gelangen Sie zu Schritt 5: Art der Vergabe
Schritt 5: Art der Vergabe
In diesem Schritt wählen Sie nun, nach welcher Vergabeart (Verfahrensart) Sie Ihr Vergabeverfahren durchführen.
In der Auswahl sehen Sie immer die möglichen Vergabearten, die sich aus den Auswahlen entsprechend der vorhergehenden Schritte ergeben.
Auch hier finden sich wieder kurze Erklärungen zu den einzelnen Vergabearten.
Mit der Schaltfläche "Weiter" gelangen Sie zu Schritt 6: Weitere Angaben zur Vergabe
Schritt 6: Weitere Angaben zur Vergabe
In diesem Schritt geben Sie nun Details zum Vergabeverfahren an.
In der ersten Auswahl entscheiden Sie sich, ob Sie die von uns angebotenen Formulare des VHB Bund oder eines anderen von uns bereitgestellten Formularsatzes verwenden möchten oder ob Sie ausschließlich Ihre eigenen Formulare verwenden möchten.
Als nächstes kommt die Entscheidung, ob die Vergabeunterlagen über die B_I eVergabe bereitgestellt werden sollen.
Da laut Vergabeordnungen die Vergabeunterlagen auch immer elektronisch bereitsgestellt werden sollen, ist dies standardmäßig vorausgewählt.
Damit wird Ihnen dann die Möglichkeit gegeben, entweder unsere Formulare auszuwählen oder eigene Dokumente hochzuladen.
Als nächstes wird abgefragt, ob das Vergabeverfahren in Losen ausgeschrieben werden soll oder nicht.
Dabei geht es nicht darum, ob das gesamte Vorhaben in Losen aufgeteilt ist, was so durch die Vergabeordnungen vorgegeben ist.
Die Frage zielt darauf ab, ob das jetzt angelegte Vergabeverfahren genau einen Teil des Vorhabens enthält oder ob in diesem Vergabeverfahren mehrere Teile (Lose) gemeinsam ausgeschrieben werden.
Diese Auswahl hat auch Auswirkungen auf die Struktur des angelegten Vergabeverfahrens.
Bei einem Vergabeverfahren mit Losen gibt es z.B. für jedes Los einen eigenen Terminbereich und eigene Vergabeunterlagen.
Als letztes wird auf dieser Seite der Ausführungsort abgefragt.
Hier wird immer der NUTS-Code abgefragt.
Bei eu-weiten Vergabeverfahren ist die Angabe des NUTS-Codes Pflicht.
Wenn Sie eine PLZ oder einen Ort eintragen, wird Ihnen in einer Tabelle der bzw. die mögliche(n) NUTS Code(s) angezeigt.
Mit der Schaltfläche "Weiter" gelangen Sie zu Schritt 7: Überprüfung der Angaben / Speichern
Schritt 7: Überprüfung der Angaben / Speichern
Im letzten Schritt werden Ihnen nun nochmal übersichtlich alle getätigten Angaben aufgelistet.
Stellen Sie fest, dass Sie sich bei einer oder mehreren Angaben vertan haben, können Sie über die Schaltfläche "Bearbeiten" direkt zu der fehlerhaften Eingabe springen und Sie korrigieren.
Eine weitere Möglichkeit der Navigation durch die Punkte sind die Schaltflächen "Zurück" und "Weiter", wenn Sie sich auf einer anderen Seite des Wizzard befinden.
Damit navigieren Sie sich allerdings immer Schritt für Schritt durch den Wizzard.
Wenn Sie aber nicht direkt den vorhergehenden bzw. nachfolgenden Schritt anwählen möchten, können Sie auch per Klick über die Punkte-Navigation durch den Wizzard navigieren.
Der gelbe Punkt zeigt dabei immer den aktuellen Standort an.
Mit der Schaltfläche "Vergabe anlegen!" erstellen Sie das Vergabeverfahren.
Alle hier getätigten Angaben werden in das Vergabeverfahren eingebunden.
Einige, wie z.B. die Bezeichnung der Vergabe, die Maßnahme oder auch der Auftraggeber und der Ausführungsort können dann noch geändert werden.
Nicht änderbar dagegen sind die Art der Leistung, das anwendbare Vergaberecht, die gewählte Vergabeart und die Aufteilung in Lose. Diese Angaben bestimmen den Aufbau des Vergabeverfahrens.
Nach Erstellung des Vergabeverfahrens wird der Menüpunkt "Vorbereitung", Register "Basisdaten" geöffnet und Sie können mit der Bearbeitung des Vergabeverfahrens fortfahren.
Darüber hinaus ist das Vergabeverfahren nun in der Liste der Vergabeverfahren auf dem Dashboard zu finden.
