In diesem Artikel:

1. Anbieter für Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb einladen
1.1 Ablauf Einladung zur Angebotsabgabe
1.2 Auswahl der einzuladenden Anbieter
2. B_I öffnungsassistent - Download und Öffnen von Angeboten und Teilnahmeanträgen
3. Wertung von Teilnahmeanträgen
4. Öffnung von Angeboten
5. Verspätetes Angebot bzw. verspäteter Teilnahmeantrag
6. Erzeugung eines Verschlüsselungszertifikats
7. Änderungen an den Anzeigen auf der Übersicht
8. Ansicht Durchführung - Teilnehmer
9. Ansicht Bereich Dashboard-Nachrichten auf der Startseite

Mit dem Release unserer B_I eVergabe gehen wir einen weiteren konsequenten Schritt bei der vollständigen Überarbeitung und Neugestaltung unserer Anwendung. Die Änderungen betreffen dieses Mal sowohl die Auftraggeber als auch die Auftragnehmer (Interessenten).

An dieser Stelle nun ein kurzer Überblick über die Änderungen. Weiterführende Informationen finden Sie in unserer Online-Hilfe.

 

1. Anbieter für Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb einladen

Neben den Änderungen an den Anzeigen gibt es auch Änderungen im Ablauf der Verfahren. So wurde der Ablauf der Einladung von Anbietern zu Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb vollständig überarbeitet.

1.1 Ablauf Einladung zur Angebotsabgabe

Bisher war es so, dass Anbieter, die von Auftraggebern zur Angebotsabgabe eingeladen wurden, eigene Zugangsdaten erhalten haben. Mit diesen Zugangsdaten konnten die Anbieter die Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb dieses Auftraggebers sehen und bearbeiten. Wurden Anbieter von verschiedenen Auftraggebern zur Angebotsabgabe eingeladen, führte das oft dazu, dass die Anbieter mit der Vielzahl der Zugangskennungen durcheinander gekommen sind. Das führte zu einem erhöhte Supportaufwand sowohl auf Seiten der Auftraggeber als auch im Auftragnehmerservice der B_I ausschreibungsdienste.

Deshalb haben wir diesen Ablauf jetzt grundsätzlich überarbeitet. Um an einem Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb teilnehmen zu können, muss sich der Anbieter im System der B_I ausschreibungsdienste registrieren. Ist er bereits Nutzer der B_I ausschreibungsdienste oder der B_I eVergabe kann er mit diesen Zugang am Verfahren teilnehmen.

Natürlich gibt es eine kostenfreie Registrierungsmöglichkeit. Mit dieser Registrierung kann der Anbieter nur an Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb und an Verfahren, für die der Auftraggeber die Kosten der Registrierung übernimmt, teilnehmen. Die Registrierungsmöglichkeit findet sich hier.

Darüber hinaus gibt es weitere kostenpflichtige Produkte, mit denen Interessenten auch an anderen Verfahren teilnehmen können. Eine Übersicht zu diesen Produkten findet sich hier.

Die Information zum Verfahren erhält der Anbieter per eMail an die eMail-Adresse, die der Auftraggeber in seiner Anbieterliste bei dem entsprechenden Anbieter hinterlegt hat.

Bild 1: Auszug aus der Einladungs-eMail

Hat sich der Anbieter registriert, kann er mit dem in der eMail übersandten Einladungscode am Verfahren teilnehmen.

1.2 Auswahl der einzuladenden Anbieter

Die Auswahl der Anbieter, die zur Angebotsabgabe eingeladen werden sollen, wurde vollständig überarbeitet. Sie erfolgt unter Durchführung - Teilnehmer.

Um einen durchgehenden Ablauf im Verfahren zu erreichen, sollten vor der Auswahl der einzuladenden Anbieter die Vergabeunterlagen erstellt und freigegeben sein. Die Freigabe der ausgewählten Firmen ist erst nach Freigabe der Vergabeunterlagen möglich, die Auswahl allerdings auch schon vorher.

Bisher war immer empfohlen worden, die Anbieter in Gruppen zu klassifizieren, da das die Auswahl erleichtert hat. Das kann jetzt auch weiterhin so gehandhabt werden, es können aber auch in der gesamten Firmenliste durch Blättern in der Liste oder durch Eingabe der Firmennamen (auch teilweise) Anbieter ausgewählt werden.

Bei Anwahl der Schaltfläche "Anbieter hinzufügen" öffnet sich das Fenster >Teilnehmer hinzufügen<. Je nachdem, ob einzelne Anbieter ausgewählt, alle oder ein Teil der einer Gruppe zugeordneten Anbieter ausgewählt werden sollen, kann der Reiter Einzelauswahl oder Gruppenauswahl genutzt werden.

Bereits ausgewählte Anbieter sind durch den Haken im Auswahl-Kästchen erkennbar.

Die Auswahl der Anbieter kann in einem Durchlauf, aber auch in mehreren Schritten erfolgen.

Bild 2: Einzelauswahl eines Anbieters

Ausgewählte Anbieter werden nach dem Schließen des Fensters >Teilnehmer hinzufügen< gelistet.

Neu ist, dass ausgewählte Anbieter auch wieder gelöscht werden können, allerdings nicht zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens. Sind die eMails mit der Einladung der Anbieter versandt, ist kein Löschen mehr möglich.

Weitere Tipps und Hinweise zur Einladung von Anbieter finden Sie hier.

 

2. B_I öffnungsassistent - Download und Öffnen von Angeboten und Teilnahmeanträgen

In der Vergangenheit kam es öfter zu Problemen bei der Öffnung von Angeboten bzw. der Wertung von Teilnahmeanträgen, weil der Download der Angebote bzw. Teilnahmeanträge nicht ordnungsgemäß funktioniert hat. Das hatte verschiedene Ursachen, wie z.B. ungültige Zeichen im Firmennamen, zu große Dateien oder zu lange Dateinamen usw. Viele dieser Fehler wurden bereits gelöst, mit diesem Release wird nun der Download geändert, so dass es nicht mehr zu Problemen bei zu großen Dateien kommt.

Bisher wurden alle Angebote bzw. Teilnahmeanträge in einem zip-Archiv gespeichert und dieses heruntergeladen. Ab jetzt wird immer, selbst wenn alle Angebote bzw. Teilnahmeanträge auf einem Mal heruntergeladen werden sollen, für jedes Angebot bzw. jeden Teilnahmeantrag ein zip-Archiv heruntergeladen. Beim Download geben Sie ein Verzeichnis an, in dem diese zip-Dateien gespeichert werden sollen. Bild 3 zeigt exemplarisch heruntergeladene Angebote, die in dem auf dem Desktop angelegten Verzeichnis "Beispielverfahren 1" gespeichert wurden.

Bild 3: Heruntergeladene Angebote

Der B_I öffnungsassistenten wurde dahin gehend überarbeitet, dass sowohl die neue Variante des Downloads der Angebote bzw. Teilnahmeanträge möglich ist, aber auch früher heruntergeladene zip-Dateien verarbeitet werden können.

HINWEIS:
Der B_I öffnungsassistent ist neu zu installieren, damit die neue Funktionalität genutzt werden kann.

Bild 4 zeigt einen Ausschnitt der Startseite des B_I öffnungsassistenten mit dem neuen Bereich für die Auswahl des Angebotsordners und dem alten Bereich des Angebotsarchives.

Bild 4: Ausschnitt Startseite B_I öffnungsassistent

Im neuen Bereich zur Auswahl des Angebotsordners geben Sie nun den Dateipfad zum Ordner, in dem die einzelnen zip-Dateien der Angebote gespeichert sind, an. Dann werden, wie gewohnt, alle Angebote im B_I öffnungsassistenten geöffnet und können im Protokoll angesehen werden. Die Zuordnung der Angebotsdaten zu den Firmen erfolgt jetzt nicht mehr über den Firmennamen sondern über die Angebotsnummer (hier E1 .. E3).

Bild 5: Protokoll der geöffneten zip-Dateien der Angebote

Weitere Tipps und Hinweise zum Umgang mit dem B_I öffnungsassistenten finden Sie hier.

 

3. Wertung von Teilnahmeanträgen

Der Bereich zur Wertung von Teilnahmeanträgen wurde komplett neu strukturiert. Analog zur Angebotsöffnung findet sich die Wertung von Teilnahmeanträgen nun im Menüpunkt Auswertung im Reiter Teilnahmeanträge.

Bis zum Ende der Teilnahmefrist ist, wie bisher, kein Zugriff auf die bereits eingegangenen Teilnahmeanträge möglich. Es ist auch nicht zu sehen, wer einen Teilnahmeantrag abgegeben hat, sondern nur die Anzahl der abgegebenen und gegebenenfalls zurückgezogenen Teilnahmeanträge.

Nach dem Ende der Teilnahmefrist ist der Zugriff auf die Teilnahmeanträge möglich, die Anbieter, die einen Teilnahmeantrag abgegeben haben, sind dann gelistet.

Ergänzt wurde die Wertung der Teilnahmeanträge jetzt um die Möglichkeit, die Bewertung der Eignung an dieser Stelle vorzunehmen und zu dokumentieren. Die Freigabe der Wertung der Teilnahmeanträge ist aber nicht davon abhängig, ob diese Möglichkeit der Bewertung der Eignung genutzt wird oder nicht! Voraussetzung, damit ausgewählte Anbieter zur Angebotsabgabe aufgefordert werden oder vom weiteren Verfahren ausgeschlossen sind, ist die Entscheidung zum Teilnahmeantrag. Mit der Entscheidung wird ein Vorschlag für die Nachricht an den Anbieter erstellt. Dieser kann für jeden Anbieter angepasst werden. Bei Freigabe der Wertung der Teilnahmeanträge erhält der Anbieter dann eine eMail mit der Information über die Zu- bzw. Absage. Ergänzend wird ihm diese Information und der Inhalt der Nachricht auch im Verfahren angezeigt und es wird ein Eintrag unter "Wichtige Benachrichtigungen" auf der Startseite des Anbieters erstellt.

Bild 6 enthält ein Beispiel für die Bewertung eines Teilnahmeantrags, wenn die Bewertung der Eignung vorgenommen wurde, der Teilnahmeantrag angenommen wurde und die Entscheidung zum Teilnahmeantrag - eine Zusage - versandt wurde.

Bild 6: Bewertung eines Teilnahmeantrags

Eine ausführliche Beschreibung der neuen Funktionalität "Wertung von Teilnahmeanträgen" finden Sie hier.

 

4. Öffnung von Angeboten

Anbieter haben seit den letzten Änderungen im Vergaberecht die Möglichkeit, mehrere Hauptangebote und / oder Nebenangebote abzugeben, wenn dies vom Auftraggeber zugelassen wurde. Die Zulassung der Abgabe mehrerer Hauptangebote und die Zulässigkeit der Abgabe von Nebenangebote legt der Auftraggeber explizit für jedes Verfahren fest. Der Anbieter hat aber unabhängig von der Vorgabe des Auftraggebers die Möglichkeit, z.B. mehrere Hauptangebote oder Nebenangebote abzugeben. Er wird gewarnt, wenn das nicht zulässig ist, aber verhindert wird die Abgabe nicht.

Bild 7: Warnung des Anbieters bei Nichtzulassung mehrerer Hauptangebote

Bei der Abgabe von Nebenangeboten war es bisher so, dass das einfach eine oder mehrere Dateien beim Hauptangebot waren. Jetzt wird ein Nebenangebot als eigenständiges Angebot abgegeben. Somit kann auch ein Nebenangebot ohne ein Hauptangebot abgegeben werden.

Die Entscheidung darüber, ob das zulässig ist und ob das Nebenangebot gewertet wird, liegt beim Auftraggeber.

Damit muss sich natürlich auch die Ansicht der Angebote bei der Öffnung ändern. Für jedes eingegangene Angebot wird jetzt angezeigt, ob es sich um eine Hauptangebot (H) oder ein Nebenangebot (N) handelt.

Bild 8: Übersicht der eingegangenen Angebote während der Öffnung

Bei der Wertung der Angebote werden bei einem Hauptangebot die für ein Hauptangebot notwendigen Prüfungen abgefragt, dagegen bei einem Nebenangebot die für ein Nebenangebot zutreffenden. Ein Beispiel für eine Wertung findet sich in Bild 9.

Bild 9: Übersicht einer Wertung bei Vorliegen von Haupt- und Nebenangeboten

Eine ausführliche Beschreibung der Öffnung und Wertung von Angeboten finden Sie demnächst in unserer Online-Hilfe.

 

5. Verspätetes Angebot bzw. verspäteter Teilnahmeantrag

Ein Anbieter kann ein Angebot bzw. einen Teilnahmeantrag auch nach dem Ablauf der Angebotsfrist bzw. der Teilnahmefrist einreichen, wenn er sich vor dem Ablauf dieser Termine für das Verfahren interessiert hat. Sein Interesse bekundet eine Firma, in dem sie das Verfahren im Bereich "Meine Vergaben" zur Liste der Vergaben hinzufügt. Dann steht der Anbieter beim Auftraggeber auch in der Liste der Teilnehmer. Allen anderen Interessenten wird dieses Verfahren als nicht verfügbar angezeigt.

Bild 10: Verfahren kann nicht mehr zu "Meine Vergaben" hinzugefügt werden

Es kann aber passieren, dass ein Anbieter, ein Angebot bzw. einen Teilnahmeantrag verspätet abgibt. In der Regel sind die Ursache dafür technische Schwierigkeiten bei der Abgabe der elektronischen Angebote oder Teilnahmeanträge.
Versucht der Interessent, ein Angebote oder einen Teilnahmeantrag verspätet abzugeben, wird er mehrfach auf den Ablauf der Fristen hingewiesen.

Bild 11: Warnung des Anbieters bei verspätetem Angebot

Entscheidet der Anbieter sich dennoch, ein Angebot bzw. einen Teilnahmeantrag einzureichen, wird er bei Freigabe aufgefordert, eine Begründung für die Verspätung einzugeben. Für diese Begründung wird für den Auftraggeber eine Hinweis-eMail generiert, eine Dashboard-Nachricht erstellt und eine Mitteilung in Durchführung - Kommunikation angelegt.

Bild 12: Mitteilung über den Eingang eines verspäteten Angebots

Das Angebot kann dann als verspätet eingetragen werden, ein Teilnahmeantrag noch bewertet werden.

Ob das Angebot bei der Wertung berücksichtigt oder von der Wertung ausgeschlossen wird, liegt im Ermessen des Auftraggebers. Das gilt auch für einen verspätet eingegangenen Teilnahmeantrag. Allerdings empfehlen wir hier dann auf alle Fälle, eine Wertung vorzunehmen und den Teilnahmeantrag dann gegebenenfalls abzulehnen.

 

6. Erzeugung eines Verschlüsselungszertifikats

Ist die Abgabe elektronischer Angebote bzw. Teilnahmeanträge zugelassen, müssen die Angebote bzw. Teilnahmeanträge bis zur Öffnung der Angebote bzw. Wertung der Teilnahmeanträge verschlüsselt und damit vor dem Zugriff Dritter geschützt sein. Um dies zu gewährleisten, ist ein Verschlüsselungszertifikat zu erzeugen, welches ausschließlich für das Verfahren gilt.

Das war bisher auch schon so. Allerdings wurde die Seite der Erzeugung des Zertifikats unter Vorbereitung - Sicherheit überarbeitet, um in der Vergangenheit aufgetretene Problem vermeiden zu helfen.

Bild 13: Hinweis zum Erzeugen und Speichern des Verschlüsselungszertifikats

Beachten Sie bitte immer die Hinweise auf dieser Seite, wie exemplarisch in Bild 13 gezeigt.

Wurde das Verschlüsselungszertifikat erzeugt, muss es lokal auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Erst, wenn dieses Speichern im System bestätigen wurde, wird das Zertifikat ins Verfahren eingebunden und kann zur Verschlüsselung der Angebote bzw. Teilnahmeanträge genutzt werden.

Die ausführliche Dokumentation zur Zertifikatserzeugung finden Sie hier.

 

7. Änderungen an den Anzeigen auf der Übersicht

Auf der Übersicht werden nun in einigen Bereichen die Daten nicht mehr komplett gelistet, sondern nur eine Zusammenfassung. Die vollständigen Daten finden sich auf den Seiten unter Durchführung bzw. Auswertung.

Diese Änderungen betreffen den Bereich >Mitteilungen für ...< (Bild 14) und >Teilnehmer an …< (Bild 15).

Bild 14: Übersicht, Bereich >Mitteilungen für die Vergabe<

Bild 15: Übersicht, Bereich >Teilnehmer an der Vergabe<,
hier bei einem Verfahren mit Teilnahmewettbewerb

Die Anzeige der Teilnehmer an der Vergabe ist abhängig von der Art der Vergabe.

  • Bei einem Verfahren mit Teilnahmewettbewerb werden die Anzahl der Interessenten, der Bewerber und der Angebote gelistet.
  • Bei einem Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb dagegen die Anzahl der Einladungen und der Angebote.
  • Bei einem öffentlichen Verfahren gibt es dann nur Aussagen zur Anzahl der Interessenten und der Angebote.

Diese Änderungen spiegeln sich auch im aktuellen Protokoll (Übersicht als aktuelles PDF-Protokoll) wieder (siehe Bild 16).

Bild 16: Auszug aus dem aktuellen PDF-Protokoll,
hier bei einem öffentlichen Verfahren

Um die vollständigen Informationen zu sehen, kann entweder über die Navigation oder über die Schaltfläche "Details" die Seite angewählt werden.

 

8. Ansicht Durchführung - Teilnehmer

Auch diese Seite wurde in ihrer Ansicht vollständig überarbeitet.

Abhängig von der Verfahrensart werden Interessenten, Teilnehmer und Bewerber gelistet:
- bei einem öffentlichen Verfahren: die Interessenten
- bei einem Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb: die zur Angebotsabgabe eingeladenen Firmen
- bei einem Verfahren mit Teilnahmewettbewerb: die Bewerber (erst nach Ablauf der Teilnahmefrist) und die Interessenten.

Eine Neuerung für die am Verfahren beteiligten Interessenten ist, dass die Firmen ihre Teilnahme am Verfahren aktiv beenden können. Diese Information findet sich dann auch auf dieser Seite.

Darüber hinaus wird angezeigt, wenn sich eine Firma für das Verfahren interessiert, die Vergabeunterlagen heruntergeladen hat und bei einem Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb eingeladen werden soll, die Einladung erhalten hat und sie angenommen hat.

Eine ausführliche Dokumentation zu den Anzeigen auf dieser Seite finden Sie demnächst in unserer Online-Hilfe.

 

9. Ansicht Bereich Dashboard-Nachrichten auf der Startseite

Um die Übersichtlichkeit in diesem Bereich zu erhöhen, wurde die Ansicht angepasst. So wird jetzt für jedes Vorhaben, zu dem Mitteilungen eingegangen sind, ein eigener Bereich angezeigt. Dieser Bereich ist zugeklappt und die Anzahl der für dieses Vorhaben gekommenen Mitteilung wird durch die Anzahl hinter dem Plus angezeigt. Der Bereich kann, wie gewohnt, durch Klick auf das Plus aufgeblättert werden.

Bild 17: Bereich Dashboard-Nachrichten, ein Verfahren im
Ausgangszustand, ein Verfahren aufgeklappt.

Um den Bereich für ein Verfahren aus der Liste der Dashboard-Mitteilungen auszublenden, gibt es zwei Wege. Zum einen kann bei jeder zum Verfahren gehörenden Mitteilung in den Details der Mitteilung (öffnet sich beim Klick auf die Mitteilung) die Schaltfläche "Nicht mehr anzeigen" gewählt werden. Zum anderen können unter Durchführung - Kommunikation alle Mitteilungen als erledigt klassifiziert werden.

Eine weitere Neuerung ist die Einführung des Bereichs >System-Benachrichtigungen<. Unter System-Benachrichtigungen verstehen sich Meldungen des Systems, die keinem Verfahren zugeordnet werden können. Dieser Bereich ist immer ganz oben angeordnet und immer aufgeblendet.

Bild 18: Bereich >System-Benachrichtigungen<,
hier mit der Meldung zum Release

System-Benachrichtigungen werden im vom Team der B_I eVergabe vorgegebenen Zeitraum angezeigt und können nicht ausgeblendet werden.